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ITIN, EIN y SSN: cuál necesitas tú y cuál necesita tu empresa
Constituiste tu LLC y el banco te pide un EIN. Tu contador en EE.UU. menciona que quizá necesitas un ITIN. Y un conocido te asegura que sin Social Security Number no puedes hacer nada. Son tres siglas, tres trámites distintos y la sensación de que cada persona te está pidiendo un número diferente.
La confusión es comprensible, porque los tres sirven para identificarte ante el sistema fiscal de EE.UU. Pero no son intercambiables, y pedir el equivocado (o pedirlo a destiempo) retrasa la apertura de cuentas, la presentación de impuestos y la operación de la empresa.
Este es el resumen rápido:
Número | ¿De quién es? | ¿Para qué sirve? | ¿Quién lo obtiene? |
EIN | De la empresa | Cuenta bancaria, impuestos, nómina y facturación del negocio | Toda LLC o Corporation que opere en EE.UU. |
ITIN | Tuyo, como persona | Cumplir obligaciones fiscales personales ante el IRS | Quien debe declarar en EE.UU. y no puede tener SSN |
SSN | Tuyo, como persona | Trabajar legalmente y cumplir impuestos personales | Ciudadanos, residentes y personas con visa de trabajo |
EIN: el RFC de tu empresa en EE.UU.
Es el primer número que necesitas y es de la empresa, no tuyo. Con él la empresa abre su cuenta bancaria, presenta declaraciones, contrata empleados y emite facturas a clientes que se lo pidan. Sin EIN, una LLC recién constituida existe en papel pero no puede operar.
Lo que pocos explican es que, si el dueño no tiene SSN ni ITIN, el trámite no puede hacerse en línea: se solicita con el formulario SS-4 por fax, por correo o, para solicitantes internacionales, por teléfono. Esto agrega tiempo que conviene contemplar desde que se planea la constitución, sobre todo si hay un cliente o un contrato esperando a que la empresa pueda facturar. Aurum CG LLC tramita el EIN como parte de la constitución, así que la empresa no solo queda registrada: queda lista para operar.
ITIN: solo cuando el IRS te lo pide a ti
El ITIN es para personas que tienen obligaciones fiscales en EE.UU. pero no pueden obtener un SSN. Un dueño extranjero lo necesita, por ejemplo, cuando debe presentar una declaración personal ante el IRS porque su LLC de un solo socio genera ingresos que se le atribuyen directamente, o cuando quiere aplicar beneficios del tratado fiscal. Se solicita con el formulario W-7, normalmente junto con esa declaración.
Hay dos aclaraciones que evitan malentendidos: el ITIN no te autoriza a trabajar en EE.UU. y no sustituye al EIN de tu empresa. También es común tramitarlo antes de necesitarlo, solo porque alguien lo recomendó, cuando el momento correcto depende de cuándo surge tu primera obligación fiscal personal.
SSN: no lo necesitas para ser dueño
El Social Security Number se asigna a personas autorizadas para trabajar en EE.UU.: ciudadanos, residentes y quienes tienen ciertas visas de trabajo. Si vives en México y diriges tu empresa desde aquí, no calificas para un SSN y tampoco te hace falta. Lo obtendrías, por ejemplo, al llegar a EE.UU. con una visa E-1 o E-2. Ser socio de una empresa no es lo mismo que estar autorizado para trabajar en ella.
Lo que te va a pedir el banco
La cuenta bancaria es donde la confusión entre los tres números se vuelve más costosa, porque cada banco aplica sus propios criterios. Por lo general te pedirán el EIN de la empresa, los documentos de constitución, tu pasaporte y, en algunos casos, una dirección en EE.UU. o la visita en persona a una sucursal. Algunos bancos piden además un ITIN o un SSN al dueño, aunque la ley no lo exija para tener una empresa. Saber de antemano qué banco trabaja con dueños extranjeros y qué documentos solicita evita viajes perdidos y solicitudes rechazadas. Parte del acompañamiento de Aurum es armar ese expediente bancario contigo y orientarte hacia instituciones que sí abren cuentas a empresas con dueños extranjeros.
¿Y tu RFC mexicano?
Sigue siendo indispensable, pero solo en México. Ningún trámite en EE.UU. lo acepta en lugar del EIN o del ITIN, y al mismo tiempo tu contador mexicano lo necesitará para declarar ante el SAT lo que genera tu empresa en EE.UU. Son sistemas paralelos: cada país con su propio número.
El orden también importa
Los retrasos más comunes vienen de tramitar los números fuera de secuencia: un ITIN que todavía no se necesita, una cuenta bancaria que se intenta abrir antes de tener el EIN o un tercero registrado como responsable de la empresa en lugar del dueño real. Antes de iniciar cualquier trámite, en Aurum revisamos esa secuencia contigo: quién debe figurar como responsable, qué número se necesita primero y si tu caso requerirá ITIN para la primera declaración.
Tu empresa necesita un EIN desde el primer día. Tú vas a necesitar un ITIN o un SSN dependiendo de cómo participes en el negocio, y tenerlo claro desde el principio te ahorra meses de trámites.
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