7 obligaciones que llegan con tu primer empleado en EE.UU.

Encontraste a la persona indicada para atender a tus clientes en Estados Unidos y quieres contratarla. Parece una decisión de recursos humanos: definir sueldo, horario y fecha de inicio. Pero en cuanto sale el primer pago de nómina, tu LLC o Corporation se convierte en empleador ante el IRS y ante el estado, y eso trae un calendario de obligaciones que antes no existía.

Muchas empresas mexicanas con operación en EE.UU. contratan primero y se enteran después. El resultado suele ser el mismo: multas por depósitos tardíos, reportes que no cuadran y meses dedicados a corregir lo que se pudo hacer bien desde el principio. Estas son las siete obligaciones que conviene tener resueltas antes de firmar la oferta.

1. Registrar tu empresa como empleador en el estado

El EIN que ya tienes te identifica ante el IRS, pero no basta. Cada estado tiene su propio registro para empleadores, con el que se administran el impuesto estatal sobre la renta (donde existe) y el seguro de desempleo estatal. El registro se hace en el estado donde trabajará la persona, que no siempre es el estado donde constituiste la empresa. Cuando Aurum CG LLC acompaña una primera contratación, este registro queda resuelto antes de fijar la fecha de inicio, no después.

2. Verificar que la persona puede trabajar y definir sus retenciones

Todo empleado llena dos formularios. El I-9 comprueba que tiene autorización para trabajar en EE.UU., y revisar los documentos que presenta es responsabilidad de la empresa, no del trabajador. El W-4 indica cuánto impuesto federal se le debe retener. Ambos se guardan en el expediente y pueden ser solicitados en una revisión.

3. Contratar el seguro de compensación laboral

En la mayoría de los estados, las empresas con empleados deben contar con un seguro de compensación laboral (workers’ compensation), que cubre accidentes y enfermedades relacionados con el trabajo. Las reglas cambian de un estado a otro, así que conviene revisarlo antes de que la persona empiece.

4. Retener y aportar en cada pago de nómina

Al empleado le retienes el impuesto federal sobre la renta, su parte del Seguro Social y Medicare y, en muchos estados, un impuesto estatal. La empresa paga además su propia aportación: 6.2% de Seguro Social y 1.45% de Medicare sobre el salario, más los impuestos de desempleo federal y estatal. Es decir, el costo de un empleado es mayor que su sueldo bruto, y tu presupuesto debe contemplarlo.

Un ejemplo sencillo: si contratas a alguien con un sueldo de 4,000 dólares al mes, la empresa no desembolsa solo esa cantidad. A los 4,000 se suman alrededor de 300 dólares de aportaciones federales de Seguro Social y Medicare, más el desempleo federal y estatal y el seguro de compensación laboral. Si tu flujo de efectivo se calculó solo con el sueldo, el primer trimestre te lo va a recordar.

5. Depositar los impuestos en tiempo

El dinero retenido no es tuyo: lo administras en nombre del gobierno. Se deposita al IRS y al estado en fechas fijas que dependen del monto de tu nómina, y los depósitos tardíos generan multas aunque el reporte se presente correctamente. Este es uno de los errores más caros y más fáciles de evitar: cuando el calendario de depósitos lo maneja un equipo de bookkeeping como el de Aurum, deja de depender de que alguien se acuerde.

6. Presentar los reportes trimestrales y anuales

Cada trimestre se presenta el formulario 941 ante el IRS, además de los reportes estatales. Una vez al año llega el formulario 940, por el impuesto federal de desempleo, y cada empleado debe recibir su W-2 a más tardar el 31 de enero. Para que todo coincida, la contabilidad tiene que registrar sueldos, retenciones y aportaciones por separado y conciliarlos cada mes. En Aurum CG LLC cerramos nómina y libros al mismo tiempo, así que lo que se reporta al IRS cuadra con lo que dicen tus estados financieros.

7. Clasificar correctamente a cada persona

Para evitar la nómina, algunas empresas extranjeras pagan a su primer colaborador como contratista independiente con un formulario 1099. Funciona en papel hasta que la persona cumple horario fijo, usa herramientas de la empresa y recibe instrucciones diarias: para el IRS y para el estado, eso es un empleado. Reclasificarlo después implica pagar los impuestos que no se retuvieron, más multas e intereses.

Y una que no está en la lista: tu propio sueldo

Antes de firmar la oferta, revisa esto

¿Tu empresa ya está registrada como empleador en el estado donde trabajará la persona? ¿Tu contabilidad separa cada mes sueldos, retenciones y aportaciones? ¿Sabes quién va a depositar los impuestos de nómina y en qué fechas?

Si alguna respuesta es “no estoy seguro”, conviene resolverla antes del primer día de trabajo.